3. Januar 2018
Seit dem 01.01.2018 ist eine Kassennachschau als weiteres Prüfungsinstrument der Finanzverwaltungen möglich. Geregelt ist diese in der Abgabenordnung § 146 b AO. Im Unterschied zu einer Betriebsprüfung kann die Kassennachschau unangemeldet und anlassunabhängig durchgeführt werden
Das bedeutet konkret, dass ein Finanzbeamter im laufenden Tagesgeschäft Ihre Kasse kontrollieren darf.
Wer genau ist davon betroffen?
Prinzipiell kann die Kassennachschau jeden treffen. Vor allem sind aber Betriebe betroffen, die den Großteil Ihrer Geschäfte über Bargeldzahlungen abwickeln. Das kann vom Metzger, über den Friseur bis hin zur Bäckerei jeden treffen. Aber auch Nutzer von offenen Ladenkassen (z.B. offene Geldkassetten) sind von der Prüfung betroffen.
Was ist zu tun wenn der Prüfer vor Ort ist?
Der Finzanzbeamte darf ohne vorherige Ankündigung Ihre Geschäftsräume im laufenden Betrieb betreten. Das Finanzamt ist jedoch nicht berechtigt andere Durchsuchungen der Geschäftsräume o.ä. vorzunehmen. Zulässig ist es jedoch, dass der Beamte sich vorab einiger Testkäufe unterzieht, ohne dass er sich als Prüfer zu erkennen geben muss.
Wie soll ich mich bei einer Prüfung verhalten?
Sollten Sie einer Kassennachschau unterliegen, dann gilt zunächst einmal Ruhe bewahren!
Das Zutrittsrecht zu verweigern ist prinipiell möglich, aber kein zu empfehlender Ratschlag. Sie schaffen dem Prüfer dadurch die Möglichkeit direkt zu einer Außenprüfung überzugehen. Daher empfehlen wir, dem Prüfer kooperativ gegenüber zu treten und die Überprüfung nicht unnötig zu erschweren.
Was wird alles geprüft?
Geprüft wird alles was mit der Kasse in Verbindung steht. Das umfasst sämtliche Aufzeichnungen, Kassenbücher, Bedienungsanleitungen und natürlich das Kassensystem an sich. Laut dem Kassengesetz müssen alle Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Zusätzlich müssen alle Ein- und Ausnahmen täglich ptotokolliert werden und über einen Zeitraum von zehn Jahren archiviert werden.
Bei der Kassennachschau wird nun überprüft, ob sie diesen Anforderungen nachkommen. Ratsam wäre es sich bereits vor einer Prüfung über folgende Punkte Gedanken zu machen:
- Befindet sich mein Kassensystem auf dem aktuellsten Softwarestand ?
- Entspricht mein Kassensystem den o.g. gesetzlichen Anforderungen ?
- Habe ich eine Bedienungsanleitung für mein Kassensystem ( Papierform) ?
- Mache ich jeden Abend einen ordnungsgemäßen Kassenabschluss?
- Sind meine Kassenbons alle durchnummeriert ?
- Stimmt der Soll-Bestand mit dem Ist-Bestand überein ?
- Habe ich eventuelle Privatentnahmen nachvollziehbar dokumentiert ?
Arbeiten Sie mit einem elektronischen Registrierkassesystem, dann werden alle Aufzeichnungen in digitaler Form erfasst. Bei einer Prüfung wird der Finanzbeamte entweder eine Übermittlung der Daten fordern, oder das Aushändigen eines auswertbaren Datenträgers verlangen.
Bei offenen Ladenkassen wird der Prüfer einen Kassensturz vornehmen und die Aufzeichnungen der letzten Tage kontrollieren.
Welche Folgen hat eine Kassennachschau für mich?
Im schlimmsten Fall kann es zu einer Verwerfung der kompletten Buchführung kommen, sollte das Finanzamt Mängel am Kassensystem oder in den Aufzeichnung feststellen.
Eine Schätzung der Besteuerungsgrundlage kann erhebliche Steuernachzahlungen zur Folge haben. Des Weiteren können hohe Bußgeldzahlungen und Steuerstrafverfahren drohen.
Was können Sie tun?
Prüfen Sie Ihr Kassensystem und Ihre Aufzeichnungen, bevor es das Finanzamt tut!
Gerne stehen wir Ihnen bei allen Fragen zum Thema Kassennachschau oder GoBD zur Verfügung und freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen.
