Central Store Office und Aufbewahrungspflicht

dascus  GmbH

Die Firma dascus GmbH vertreibt, installiert und wartete seit vielen Jahren professionelle Registrierkassen, PC-Kassen und Waagensysteme. Darüber hinaus entwickelt dascus die eigene Softwarelösung "Central Store Office" (CSO) zur zentralen Steuerung großer und mittlerer Handelsketten als auch Einzelunternehmen.

Die Kassensysteme der weltweit führenden Hersteller - CASIO, NCR, VECTRON Diebold-Nixdorf und Digi Deutschland  bilden die überwiegende Basis der dascus Registrierkassen und PC-Kassen Installationen und liefern professionelle, dokumentierte Registrierkassen und Kassensoftware.

Die dascus-eigene-Software Central Store Office steuert, verwaltet und kontrolliert Registrierkassen und PC-Kassen im Filialverbund. Central Store Office versorgt die Kassensysteme mit Stammdaten, Konfigurationsdaten und Einrichtungsdaten. Die Änderungen an den zentralen Daten werden mit dem Änderungsdatum versehen und jede Änderung, die an die  Kassensysteme übertragen wird, wird archiviert und kann jederzeit wieder elektronisch lesbar gemacht werden. Die Bewegungsdaten der Kassen (auch die der Registrierkassen) werden analog behandelt und unverdichtet gespeichert.

Central Store Office ist für die Umsetzung und Bereitstellung aller durch die Richtlinien der GoBD geforderten Kassendaten zur Betriebsprüfung das ideale 'Werkzeug', und dies nicht nur für PC-Kassensystem, sondern auch für die angeschlossenen Registierkassen.

Es muss an dieser Stelle darauf hingewiesen werden, dass hier nur Richtlinien zur digitalen Betriebsprüfung hinsichtlich der Kassendaten behandelt werden und die Kassendaten sicherlich nur einen kleinen Teil zur Betriebsprüfung beitragen. Diese Daten stellt dascus nicht zur Verfügung. "Das Recht auf Datenzugriff der Finanzbehörde beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 AO). Die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung sind danach für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten."

 

Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei "Bargeschäften"

Mittels der dascus eigenen, zentralen Softwarelösung  "Central Store Office" können Kassenunterlagen gemäß der BMF Anforderungen jederzeit, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar für  die Dauer der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden. Alle Kassendaten werden gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme "GoBS" vorgehalten.

Insbesondere werden alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich der elektronisch erzeugter Rechnungen unverändert und vollständig aufbewahrt. Da eine Verdichtung dieser Kassendaten nicht zulässig ist, werden nicht nur die relevanten Bondaten und Journaldaten unverdichtet und unveränderbar gespeichert, sondern auch die Finanz- und Artikeldaten je Filiale (Einsatzort), je Kassierer und Datum/Zeit separat in der CSO-Datenbank (Microsoft SQL Server) gespeichert. Eine lückenlose Kontrolle ist dadurch schnell und einfach möglich. Das dascus-Zentralsystem Central Store Office ermöglicht jederzeit die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System.

Grundlagen für die digitale Betriebsprüfung  "GoBD"

Seit Einführung der digitalen Betriebsprüfung zum Veranlagungszeitraum 2002 sind zwei bis drei Prüfungszyklen vergangen. Praktisch jede Betriebsprüfung ist heutzutage digital, dem Thema GoBD kann sich, auch aufgrund des neu eingeführten Verzögerungsgeldes (§ 146 Abs. 2b AO), kein Unternehmen verschließen.

Bereits nach den GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) besteht die Pflicht zur Vorlage einer umfassenden Verfahrensdokumentation, wonach der Prüfer in der Lage sein muss, sich innerhalb angemessener Zeit einen vollständigen Systemüberblick zu verschaffen. Dazu gehört auch ein Überblick über die im DV-System insgesamt vorhandenen Informationen (zum Beispiel Reports und Tabellen und Journale).

Die Rechtsgrundlagen zur digitalen Betriebsprüfung finden sich in den neugefassten §§ 146 und 147 der Abgabenordnung. Dadurch wurde der Finanzverwaltung ab dem 01.01.2002 das Recht eingeräumt, die steuerrelevanten Daten von Unternehmen im Rahmen einer Betriebsprüfung auch in digitaler Form anzufordern. Präzisiert wurden die Vorschriften in dem Schreiben „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 16.07.2001.

 

Die GDPdU Richtlinien wurden erweitert um das Schreiben des BMF vom 26.11.2010 „Zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“, in denen die Speicherung von digitalen Daten insbesondere bei Bargeschäften und Einsatz von Kassensystemen geregelt wird.

Weiter konkretisiert wurde weitergehend diese Vorschrift mit einem Schreiben vom Bundesfinanzministerium vom 14.11.2014 zu den "Grundsätzen der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie dem Datenzugriff (GoBD)".

Durch die GoBD wurden folgende Vorschriften abgelöst:

GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
GoBS: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

 

Die Entscheidung über den Umfang der steuerrelevanten Daten liegt im pflichtgemäßen Ermessen der Finanzverwaltung. Die GoBD verpflichten die Unternehmen, diese Daten für die Dauer der allgemeinen steuerlichen Aufbewahrungspflicht unveränderbar sowie maschinelles- und auswertbar für alle drei Zugriffsarten (Z1 / Z2 / Z3) kumulativ – nicht etwa nur alternativ – vorzuhalten.

 

Zugriffsarten für die digitale Betriebsprüfung

Im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung erhält der Prüfer ein Zugriffsrecht auf die Daten des Steuerpflichtigen. Dabei wird zwischen den drei Zugriffsarten Z1, Z2 und Z3 unterschieden. Welche Art(en) des Zugriffs der Prüfer wählt, bleibt ihm überlassen – der Steuerpflichtige muss daher auf alle drei Fälle vorbereitet sein.

Z1: Unmittelbarer Datenzugriff

Der unmittelbare Datenzugriff beinhaltet den Nur-Lesezugriff auf Datenverarbeitungssysteme (DV-System) zur Prüfung der Buchhaltungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen (beispielsweise zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank). Darunter fällt auch die Nutzung vorhandener Auswertungsprogramme des betrieblichen DV-Systems zwecks Filterung und Sortierung der steuerlich relevanten Daten. In der Praxis ist dem Prüfer ein normaler „Central Store Office“-Arbeitsplatz mit Zugriff auf sämtliche Systeme, in denen steuerrelevante Daten verwaltet werden, zur Verfügung zu stellen. Es ist dann im eigenen Interesse die Aufgabe des Steuerpflichtigen, die Zugriffsmöglichkeiten des Prüfers auf einen Nur-Lesezugriff zu beschränken und den Zugriff auf nicht steuerrelevante Daten zu unterbinden.

Z2: Mittelbarer Datenzugriff

Beim mittelbaren Datenzugriff müssen die steuerlich relevanten Daten entsprechend den Vorgaben des Prüfers vom Unternehmen oder einem beauftragten Dritten maschinell ausgewertet werden, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Verlangt werden darf aber nur eine maschinelle Auswertung mit den im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten. Die Kosten der maschinellen Auswertung hat das Unternehmen zu tragen. Darüber hinaus sind die Unternehmen zur Unterstützung des Prüfers durch mit dem DV-System vertraute Personen verpflichtet.

Z3: Datenträgerüberlassung

Bei der Datenträgerüberlassung sind der Finanzbehörde mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z. B. über die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch in den Fällen, in denen sich die Daten bei Dritten befinden. Als Datenträger kommen insbesondere DVDs in Betracht. Die Finanzverwaltung empfiehlt, die Daten im sogenannten Beschreibungsstandard zur Verfügung zu stellen, dies ist aber nicht verpflichtend.

 

GoBD Richtlinien zum Speichern der Kassendaten

 

Das BMF differenziert zwischen 3 Kassentypen

TYP1 „Nicht aufrüstbare Kassen“

Hier empfiehlt das Ministerium dem steuerpflichtigen Unternehmer, sich von einem Kassenfachhändler beraten zu lassen, ob das System nachrüstbar und der Speicher erweiterbar ist. Kommen hier  - in Verbindung mit dascus Central Store Office - nicht zum Einsatz

TYP2 „Elektronische Registrierkassen“

Das sind Kassen, die neben den Programmier-, Auswertungs- und Stammdaten auch sämtliche Kasseneinzeldaten speichern oder durch hard- und softwaretechnische Erweiterungen aufgerüstet werden können. Diese Kassen verfügen oft über kein offenes handelsübliches Betriebssystem, so dass nicht ohne weiteres externe Datenträger angeschlossen werden können. In Verbindung mit der dascus Software Central Store Office sprechen wir von sog. GoBD konformen Kassen in Verbindung mit der zentralen Steuerungssoftware.

CASIO QT-6000, QT-6600

Diese Kassentypen liefern die Detailinformationen unverdichtet für die GoBD konforme zentrale Speicherung und Auswertung der Daten.

Bondaten (IDC), Elektronisches Journal, Artikelumsatzdaten, Finanzdaten, Stundendaten, Kassiererdaten.

In Verbindung mit der zentralen Software CSO werden alle Kassendaten gespeichert und für die Auswertungen und Analysen über die CSO Datenbank bereitgestellt.
Es erfolgt keine Verdichtung der Kassendaten. Die Rohdaten werden zu 100% archiviert und im verschlüsselten CASIO-Datenformat entsprechend der Aufbewahrungsfristen gespeichert.

CSO ist jederzeit in der Lage die Rohdaten 'lesbar'  darzustellen.

Alle Stammdaten und Kassenkonfigurationsdaten werden parallel beim Beschicken der Kassen im CASIO Datenformat archiviert und können über CSO jederzeit 'lesbar' dargestellt werden.

 

TYP3 „ PC Kassen“

Bei diesen Kassen wird ein handelsübliches Betriebssystem eingesetzt. Werden die Anforderungen zur Kassendatenhaltung erfüllt, spricht man von sog. GoBD konformen Kassen.

Bei diesen dascus PC-Kassensystemen "EasiPos" handelt es sich um den Kassentyp 3 laut der Definition des BMF:

eine PC Kasse, bestehend aus der PC Hardware, ausgestattet mit einem handelsüblichen Betriebssystem, auf dem eine Kassenapplikation installiert ist. Die Kasse verfügt selbst oder beim Betrieb im Verbund eines Netzwerkserver jeweils über ein dauerhaftes Speichermedium.

Alle Kassendaten werden unverdichtet, bongenau gespeichert und über Jahre archiviert.

GoBD Richtlinien für Kassensysteme vom TYP1 (Ausnahmeregelung)

Die Ausnahmeregelung und alle detaillierten Anforderungen an die Kassen vom TYP1 kommen hier bei dascus nicht zur Anwendung, da nur Kassen vom TYP2 (Elektronische Registrierkassen) und vom Typ3 (PC Kassen) in die zentrale Steuerungssoftware Central Store Office integriert sind und eine digitale Auswertung alle Kassendaten gewährleistet!

Regelung ab dem 01.01.2017:

Ab dem 01.01.2017 dürfen nur noch solche Kassen bzw. Kassensysteme eingesetzt werden, welche den GoBD-Spezifikationen entsprechen.

 

Central Store Office und GoBD

CSO - Central Store Office macht Ihr Unternehmen GoBD-konform

Central Store Office ist die anwenderfreundliche Software für den Import, die Selektion und die Analyse großer Datenmengen. Die Lösung unterstützt Sie umfassend bei der Analyse Ihres gesamten Datenbestandes – bis ins kleinste Detail. Central Store Office richtet sich an alle, die große Datenmengen analysieren.  Central Store Office ist unsere Lösung für die Bereitstellung und Analyse steuerrelevanter Kassen- und Abrechnungsdaten. Central Store Office gewährleistet alle drei GoBD-Zugriffsarten (Z1/Z2/Z3) – und das unabhängig von den in Unternehmen eingesetzten Produktivsystemen der Warenwirtschaft oder Finanzbuchhaltung und über den gesamten aufbewahrungspflichtigen Zeitraum von bis zu zehn Jahren hinweg.

 
Bitte beachten Sie: Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen und Unwissenheit schützt auch hier nicht vor etwaigen Konsequenzen.

Die CSO-Schnittstelle gewährleistet GoBD-Konformität

Von dascus eingesetzte Kassen können über die eigene Software für die zentrale Kassensteuerung "Central Store Office" gesteuert werden.

Dieses System dient als zentrales System zur Einrichtung, Stammdatenpflege und Auswertung sowie zur Datenarchivierung.

Das Backoffice lässt alle geforderten Zugriffe vom Typ Z1, Z2 und Z3 zu und stellt die Daten in der vorgeschriebenen Form mit 100% iger Auswertfunktionalität zur Verfügung.

Langfristige Datenkonsistenz wird gewährleistet, dafür steht dascus ein.

Alle Daten der Kassensysteme werden digital gespeichert, sind maschinell auswertbar und liegen in nicht komprimierter Form auch für einen großen Zeitraum vor:

Stammdaten wie Artikel, Warengruppen, Steuersätze, Kassennummern mit Name und Einsatzort

alle Bewegungsdaten, Umsatzdaten, Journaldaten, Abrechnungsdaten

CSO-Vorteile für die Betriebsprüfung

Mit dem CSO Optionsmodul 'QlikView' ist die Datenanalyse noch effektiver, schneller und einfacher bei der Betriebsprüfung.

Migration von heterogenen Kassen-, Abrechnungs- und Waagensystemen.

Mit CSO sind Sie in der Lage, Daten beliebiger Größe und Struktur aus der CSO Datenbank zu lesen und zu analysieren.

CSO verarbeitet die Daten revisionssicher.

Aufgrund der intuitiven Benutzeroberfläche mit vordefinierten Analysefunktionen ist der Umgang mit CSO auch für den Betriebsprüfer (Z1) spielend leicht zu erlernen.
CSO ermöglicht ein schnelles und zeitnahes Erkennen kritischer Sachverhalte. So können Sie interne Prozesse optimieren, Risiken erkennen und Fehler vermeiden.

Mit CSO überprüfen Sie Ihre Daten zu 100%. Auffälligkeiten sind sofort erkennbar, für Detailanalysen und die Weiterverarbeitung der Daten stehen Ihnen umfangreiche Funktionen zur Verfügung.

Alle Vorgänge werden protokolliert und dokumentiert. 

 

Wichtige CSO-Funktionen für die einfache und schnelle Betriebsprüfung (Z1 und Z2)

CSO verfügt über ein intuitiv zu bedienendes Reporting- und Analyse-System. Alle steuerrelevanten Datendaten sind einfach zu selektieren und per 'klick' zu analysieren. Dem Betriebsprüfen können Fragen in Sekunden beantwortet werden. Aber auch die selbständige Bearbeitung durch den Betriebsprüfer gemäß der Bestimmung (Z1: Unmittelbarer Datenzugriff) ist - durch die einfach CSO Handhabung - problemlos möglich und CSO Funktionalitäten stehen im Standard zur Verfügung.

 

CSO Funktionalitäten (die bei der Betriebsprüfung relevant sein könnten und die Prüfung vereinfachen):

• Filtern und Extrahieren: Über ein Filterkriterium ermitteln Sie genau die Datensätze, die einer bestimmten Bedingung entsprechen, z.B. Regionen, Filialen, Kassierer, Tage

• Sortierung: Alle Tabellen können nach beliebigen Spalten sortiert werden. Auffällige Werte sind dadurch auf einen Blick zu erkennen.

• Reporting: Für alle prüfungsrelevanten Kassen- und Finanzdaten stehen zusätzlich viele vordefinierte Reports zur Verfügung.

• Summierung: Dank der Summierung können Sie schnell und einfach Buchungen und Umsätze aggregieren.

• Sales Analysen: Dank der integrierten Sales Analyse werde alle Abweichung von Buchungen in unterschiedlichen sofort je Filiale und Tag sichtbar.

• Filial Analysen: Die Bargeldeinnahmen der Kassen können übersichtlich mit den Bankeinzahlung der Filialen abgleichen werden.

• Lückenanalyse: Die Lückenanalyse dient der Vollständigkeitsprüfung, z. B. zur Analyse auf fehlende Kassendaten.

• Änderungsdatum: Jeder in CSO neu angelegter oder geänderter Datensatz wird mit dem Datum/Zeit für Erstanlage und Änderung gespeichert. Dadurch ist eine einfache Sortierung der Daten nach dem Datum der letzten Änderung möglich.

• QlikView Pivot Tabelle: Die Pivot Tabelle ist eine spezielle Tabellenart zur übersichtlichen Darstellung von Kombinationen und Strukturen eines komplexen Datenbestandes.

• Revisionsanalysen: Durch die Anwendung von QlikView auf große Datenmengen können Sie Unregelmäßigkeiten in den Zahlen identifizieren.

• Report Exporter: Der CSO Report Exporter  unterstützt Sie bei der Datenaufbereitung und dem Export von CSV, Excel-Datei, Drucklisten und PDF-Dateien.

• Historie: In der CSO Revenue Datenbank werden alle Umsatzbuchung 'historisiert', d.h. bei jeder einzelnen Buchungstransaktion der Kasse wird jeder Veränderung am Artikel z.B.: Preis, MWST, Preisgruppe, WGR-Zuordung, diverse Kennzeichen separat gespeichert.

• Automatisierung: Über das CSO Modul 'ifms' können Sie viele Vorgänge automatisieren, die für die Betriebsprüfung relevant sind, z.B. der automatisch Export eines Finanzreports für eine Region oder einzelne Filialen für einen bestimmten Zeitraum (wie vom Betriebsprüfer angefordert).

 Weitere Informationen über CSO

CSO-Datenexport für Z3: Datenträgerüberlassung

CSO-Export

Alle Finanz-, Kassen-, Umsatz- und Stammdaten können je Filiale, je Kasse, je Kassierer und Tag im CSO Schnittstellenformat exportiert. Jeder Datensatz und jedes Datensatzfeld ist in der CSO Schnittstellenbeschreibung dokumentiert und kann mittels eines Datenträgers (z.B.: DVD, Stick) an den Betriebsprüfer übergeben werden. Diese Funktionalität ist CSO Standard und steht jedem Kunden zur Verfügung. dascus garantiert eine 100% Kompatibilität dieser Datensätze und Strukturen für  gesamten aufbewahrungspflichtigen Zeitraum von bis zu zehn Jahren. Wir empfehlen dringend den Abschluss eines Wartungsvertrages, um ständig auf dem aktuellen Stand der Anforderung durch die GoBD bzw. Betriebsprüfung zu bleiben.

IDEA-Export (dem 'sogenannten Beschreibungsstandard' entsprechend)

Datenzugriff durch die Finanzverwaltung. Die Finanzverwaltung setzt beim Datenzugriff Z3 auf die bundeseinheitlichen Software-Lösungen IDEA und AIS TaxAudit Professional. dascus hat die Integration des 'sogenannten Beschreibungsstandard' für Kassensysteme gemäß IDEA Definition realisiert und bietet das CSO Tool für die Generierung der IDEA Daten optional an. Die Verfügbarkeit der IDEA Schnittstelle ist nicht zwingend für eine ordnungsgemäße Betriebsprüfung erforderlich, aber gewünscht, da es dem Betriebsprüfer die Arbeit und die Vergleichbarkeit erleichtert.

 

Audicon GoBD-zertifiziert 

 

Kassendatenspeicherung

Alle Aufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen werden, für jede einzelne Kasse, pro Kassierer/Kellner, je Bon/Rechnung und pro Artikel getrennt geführt. Durch die Trennung der Finanz-, Kassierer- und Artikeldaten ist die "Doppelte Buchführung" absolut gewährleistet und Manipulationen an den einzelnen getrennt gespeicherten Daten würden  direkt sichtbar. Sämtliche steuerrechtliche Daten speichert die dascus Software "Central Store Office" in der zentralen Datenbank ab.  Die Daten werden also nicht nur getrennt nach Vorgang, Einsatzort und Datum sicher gespeichert, sondern auch an verteilten Orten archiviert. Über die benutzerfreundliche Oberfläche kann jederzeit auf alle Kassendaten zuggegriffen werden. Im Bedarfsfall ist der einzelne Bon einfach, schnell und übersichtlich im "Elektronischen Journal" zu finden und nachvollziehbar.

Kommunikation mit den Filialen für Kassenstamm- und Umsatzdaten

Ein wichtiger Bestandteil der dascus Software "Central Store Office" ist die absolut gesicherte Kommunikation für die Kassendaten zwischen Zentrale und Filialen. dascus nutzt hierfür eine eigene integrierte Kommunikation, die die Daten im eigenen Protokoll -WEB unabhängigen- sichert. Ein 'manipulieren' dieser Daten ist nahezu ausgeschlossen. Jeder Sendevorgang der Stammdaten und Empfang der Umsatzdaten wird bis auf die Sekunde genau protokolliert und kann in den Sendeprotokollen sichtbar gemacht werden.

Anhang:

Das Schreiben BFM vom 26.11.2010 (Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften)

Das Schreiben BFM vom 14.11.2014 (GoBD)

Das Schreiben BFM vom 05.05.2015 (Mitteilung - GoBS, GDPdU, GoBD)